Consigner les affirmations non étayées et faire trancher
Transformez l’incertitude en question précise pour le responsable.
Un assistant peut formuler une affirmation convaincante sans preuve. Ne décidez pas de lui faire confiance d’après son ton ou son assurance. Conservez le résultat et les sources ; notez chaque affirmation contestée, la lacune, sa conséquence, la personne chargée du contrôle et la prochaine action.
Contrôles avant utilisation
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Rouvrez la source pertinente et comparez les mots exacts. Distinguez une source absente, des sources contradictoires et une interprétation qui exige un jugement juridique : les suites à donner diffèrent.
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Suspendez la conclusion ou l’action externe concernée lorsqu’un fait important, une source juridique, le point de départ d’un délai ou une approbation reste non résolu. Continuez uniquement les travaux indépendants que ce point n’affecte pas.
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Transmettez à la personne responsable l’affirmation, l’enjeu et la décision précise attendue. Si les sources se contredisent, joignez les deux passages. Consignez la résolution et vérifiez de nouveau chaque passage qui en dépend avant utilisation.
Exemple fictif et correction
Des pièces fictives montrent un envoi le lundi, sans preuve de réception. Le projet affirme que la notification a eu lieu dans les délais. Le responsable laisse en suspens la réception et la règle applicable, attribue les questions de preuve et de procédure et suspend la conclusion. La trace d’envoi ne suffit pas à établir quelle règle de notification s’applique ni si ses exigences ont été respectées.