Tutorial 04: Using Claude Projects for Matter Management

Lernziele

Am Ende dieses Tutorials wirst du:

• Verstehen, wie Claude Projects persistente Rechts-Arbeitsbereiche schaffen
• Projects für verschiedene Praxisbereiche und Mandate einrichten
• Effektive Custom Instructions schreiben (dein digitales Playbook)
• Mandantenvertraulichkeit durch Project-Organisation verwalten
• Inhouse-Rechtsabteilungen mit Projects organisieren
• Fallpriorisierung und Ressourcenzuteilung umsetzen
• Matter-Briefings und Team-Übergaben durchführen
• Dokumentenorganisation und Namenskonventionen optimieren

Claude Projects verstehen

Was sind Projects?

Projects sind persistente Arbeitsbereiche in Claude mit:

• Custom Instructions: Regeln, die Claude in diesem Project befolgt
• Knowledge Base: Dokumente, die Claude referenzieren kann
• Conversation History: Vergangene Diskussionen zum Mandat

Warum Projects für Rechtsarbeit wichtig sind

Projects vs. Harvey Vault / Legora Workspace

Harvey Vault: Zentralisierte Dokumentenspeicherung mit KI-Analyse Legora Workspace: Kollaborative Umgebung mit gespeicherten Workflows Claude Projects: Flexibler Arbeitsbereich mit voller Anpassungskontrolle

Claudes Vorteil: Du definierst genau, wie Claude sich verhalten soll—keine starren Vorlagen oder Workflows vom Anbieter.

Project-Architektur für Kanzleien

Empfohlene Struktur

FIRM-WIDE RESOURCES
├── Contract Playbook - SaaS Vendor
├── Contract Playbook - SaaS Customer
├── Contract Playbook - NDAs
├── Litigation Checklist Templates
├── Legal Research - Employment Law
└── Legal Research - IP/Tech

CLIENT MATTERS
├── [Client A] - MSA Negotiation 2026
├── [Client A] - Employment Dispute
├── [Client B] - Series B Financing
├── [Client B] - IP Portfolio Review
└── [Client C] - M&A Due Diligence

INTERNAL
├── Marketing Content Review
├── Firm Policy Development
└── Training Materials

Vertraulichkeits-Best Practices

Dein erstes Project erstellen

Schritt-für-Schritt-Setup

Schritt 1: Project erstellen

1. Claude öffnen (claude.ai oder Desktop)
2. "Projects" in der Sidebar klicken
3. "Create Project" klicken
4. Name eingeben: [ClientCode] - Matter Description

Schritt 2: Custom Instructions schreiben

Custom Instructions sagen Claude, wie er sich in diesem Project verhalten soll. Sie sind dein digitales Playbook.

Vorlage für Contract Review Project: Kontext (deine Rolle, Mandant), Claudes Rolle, Standard-Positionen (Liability, Indemnification, Data & Privacy, Term & Termination), Review-Format (Executive Summary, Clause-by-Clause mit Ampel-Bewertung, Negotiation Priorities, Questions for Business), Communication Style.

Vorlagen für Litigation Support, Legal Research, Transaction Support: Folgen derselben Struktur—Kontext, Rollen, Schlüsselpositionen, Output-Format, Caveats.

Schritt 3: Knowledge Base hochladen

Dokumente hinzufügen, die Claude referenzieren soll: Standardvertragsvorlagen, Mandanten-Positionsdokument, relevante regulatorische Leitlinien, genehmigte Beispielvereinbarungen.

Schritt 4: Project testen

Konversation starten und prüfen, ob Claude deine Anweisungen befolgt. Kalibrierungsfragen stellen: Mandant, Haftungsobergrenzen, Datenanforderungen, Analyseformat.

Custom Instructions Vorlagen

Vorlage: Litigation Support Project

Vollständige Vorlage mit Case Overview, Key Facts, Our Theory of the Case, Key Legal Issues, Helpful Documents in Knowledge Base, How Claude Should Help, Document Reference Format. Siehe englische Sektion für Codeblöcke.

Vorlage: Legal Research Project

Vorlage mit Scope, Research Standards, Output Format, Citation Format, Important Caveats, Knowledge Base Contents.

Vorlage: Transaction Support Project

Vorlage mit Transaction Overview, Key Documents, Our Priorities, Red Lines, Acceptable Trade-offs, Drafting Guidelines, When Reviewing Drafts.

In-House Rechtsabteilungs-Organisation

Projects für Corporate Legal Teams einrichten

Organisieren Sie Projects nach Funktion: Corporate & Governance, Business Operations, Employment & HR, Regulatory & Compliance, IP & Technology, Finance & Accounting.

Matter Intake Workflow

Vorlage für Intake: My Role, Intake Information Format, Your Role, Recommended Responses.

Business Partner Collaboration Framework

Communication Protocol, What to Escalate, Information Sharing, Board Reporting Template.

Vorlage für Board-Berichterstattung

Struktur für Rechtsbericht an den Vorstand: Board-Level Summary Format, Current Matters Status, Key Risks & Issues, Regulatory Compliance Status, Litigation Status, Recommendations for Board Consideration, Key Metrics.

Fallpriorisierung und Ressourcenzuteilung

KI-empfohlenes Priorisierungsrahmenwerk

Urgency/Importance-Matrix (Priorität 1-4), Priorisierungskriterien, Output-Format, Repriorisierungs-Trigger.

Resource Allocation Workflow

Prompt für Zuweisung von Mandaten an Anwälte, Kapazitätsauslastung, Engpässe.

Deadline Management System

Critical Deadlines Tracked, Deadline Alert Protocol, Missed Deadline Response, Monthly Deadline Review.

Briefing und Catch-up Workflows

Fall-Briefing bei Rückkehr nach Abwesenheit

Vorlage: My Role, Briefing Information, Your Role, Executive Summary, Timeline of Recent Activity, Current Status by Issue, Document Summary, Team Updates, Decisions Required, Next Steps & Calendar.

Matter-Übersicht-Generierung

Matter Overview Prompt für Überblick, Parteien, Zeitachse, kritische Themen.

Status-Summary-Prompts

Prompt-Vorlagen für Status-Zusammenfassungen pro Mandat, pro Thema, pro Frist.

Team-Übergabe-Dokumentation

Handoff Information, Matter Overview, Knowledge Transfer Checklist, New Lead Attorney Tasks, Knowledge Base Refresh.

Dokumentenorganisation und Namenskonventionen

KI-vorgeschlagene Namenskonventionen

Naming Convention Framework: Standard Structure, Examples, Document Type Codes, Version Control, Date Format, Subject Line Best Practices.

Ordnerstruktur-Optimierung

Ordnerstruktur für Transaktionen und Litigation. Version Control Best Practices: When to Create New Version, When NOT to Create New Version, Version Naming, Folder Organization for Versions.

Datei-Cleanup-Workflows

Wöchentliche/monatliche/vierteljährliche Planung: Entfernung von Entwürfen, Archivierung von Versionen, Überprüfung der Namenskonventionen.

Versionskontroll-Best Practices

Wann neue Version erstellen, wann nicht, Versionsbenennung, Ordnerorganisation für Versionen.

Best Practices und praktische Übungen

Übung 1: Erstes Project mit Priorisierung einrichten

Project erstellen, Prioritätsmatrix hinzufügen, mit Kalibrierungsfragen testen.

Übung 2: Matter-Briefing-Vorlage erstellen

Briefing Catch-up-Vorlage für echtes Mandat, Dokumente hochladen, Prompt testen.

Übung 3: Dokumente mit Namenskonventionen organisieren

Dateinamen prüfen, neue Namen vorschlagen, Ordnerstruktur implementieren.

Übung 4: In-House-Rechtsabteilungsorganisation entwerfen

Custom GPTs pro Funktion, Intake-Workflows, Board Reporting.

Übung 5: Priorisierung und Ressourcenzuteilung implementieren

Prioritäts-GPT einrichten, Mandate hochladen, Claude um Zuweisung bitten.

Projects über Zeit verwalten

Custom Instructions aktualisieren

Mit Mandatsentwicklung: neue Positionen hinzufügen, Status aktualisieren, Lektionen integrieren.

Project Lifecycle

Phasen: Setup (Eröffnung), Active Use (laufend), Archive (Abschluss), Reuse (Vorlagen).

Team-Kollaboration mit Projects

Claude Team-Funktionen

Projects teilen, konsistente Anweisungen, Zugriffskontrollen, Audit-Funktionen.

Collaboration Best Practices

Separate Projects pro Mandat nutzen, Übergaben dokumentieren, Knowledge Base bei Teamwechsel aktualisieren.

Vergleich mit Enterprise-Funktionen

Claude Projects vs. Harvey Vault

Wann Enterprise-Tools sinnvoll sind

Harvey/Legora wählen für: Massenverarbeitung, Enterprise SSO, Cross-Matter-Suche. Claude Projects wählen für: volle Kontrolle über AI-Verhalten, kosteneffektive Lösung, schnelle Einrichtung.

Schnellreferenz: Custom Instruction Elemente

Kontext, Claudes Rolle, Standard-Positionen, Output-Format, Prozessschritte, Kommunikationsstil, Caveats & Einschränkungen, Knowledge Base Index.

Hausaufgaben vor Tutorial 05

1. 5 Projects erstellen
2. Detaillierte Custom Instructions für jedes
3. 5+ Dokumente in mindestens zwei Knowledge Bases hochladen
4. Jedes Project mit echten Aufgaben testen
5. Anweisungen iterativ verbessern
6. Namenskonventionen dokumentieren

Jetzt tun

• Ein Project für ein Mandat mit Custom Instructions erstellen
• Wichtige Dokumente in die Knowledge Base hochladen
• Prüfen, dass Claude deine Anweisungen befolgt, bevor du es für echte Arbeit nutzt

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Verwandte Seiten

• Projects (OpenAI)
• Konzepte

Quellen

• Claude Pricing
• Claude Help Center
• Claude API Documentation
• Harvey
• Legora

Zusätzliche Ressourcen

• How Anthropic's legal team cut review times from days to hours with Claude
• NIST AI Risk Management Framework (AI RMF 1.0)